De flesta föreningar skulle aldrig sköta den ekonomiska förvaltningen eller fastighetsunderhållet på egen hand. Där tar man in någon som kan. Hemsidan hamnar däremot ofta hos en eldsjäl i styrelsen, och det fungerar utmärkt ända tills den där måndagsmorgonen när sajten ligger nere och personen som en gång byggde den lämnade styrelsen för två år sedan. Managed WordPress är teknisk förvaltning för hemsidan. Den här artikeln reder ut vad det innebär, vad som ingår, vad det kostar och hur ni vet om er förening behöver det.
Vad innebär Managed WordPress?
Managed WordPress är en tjänst där någon annan ansvarar för webbplatsens tekniska drift och underhåll. Tjänsten kallas ibland Managed WordPress hosting, eller bara managed hosting, och innebär i praktiken att leverantören håller sajten uppdaterad åt er. I stället för att någon i styrelsen ska hålla reda på uppdateringar, säkerhetskopior och prestanda sköts allt det löpande av en leverantör, utan att ni behöver be om det varje gång.
Det handlar alltså inte bara om webbhotell. Ett webbhotell upplåter utrymmet där hemsidan bor. Managed WordPress innebär att någon dessutom förvaltar det som står på tomten, håller efter det och märker när något är på väg att gå sönder. För en förening är skillnaden ofta avgörande, eftersom det annars är en enda person som ansvarar för sajten, vid sidan av allt annat.
Underhåll och support är inte samma sak
En distinktion är värd att göra tidigt, eftersom den styr vad ni faktiskt behöver köpa. Support vid behov hanterar akuta fel när de redan har uppstått: sidan ligger nere, formuläret slutade skicka, en bild går inte att byta. Löpande underhåll arbetar i andra änden och förebygger att felen uppstår över huvud taget.
Båda behövs, men de känns olika. Support märks, eftersom ni kontaktar någon och får hjälp. Underhållet märks inte alls när det fungerar, vilket är hela poängen och samtidigt skälet till att det är lätt att prioritera bort. En genomgång av vad det löpande arbetet består av finns i vår artikel om de delar som håller en WordPress-sajt säker och stabil.
Vad är skillnaden mot vanlig WordPress-hosting?
Tänk på webbplatsen som föreningens fastighet. Med vanlig hosting hyr ni marken. Servern finns där, men sedan är det upp till styrelsen att hålla koll på uppdateringar, säkerhetskopior och akuta fel, ofta på kvällar och helger när något krånglar och ingen riktigt vet vem som ska ringas.
Ett vanligt webbhotell är byggt för att köra vad som helst. Servrar av den typen är generella, och prestandan blir därefter. En miljö som är byggd för att optimera WordPress är i stället inställd på hur den plattformen faktiskt arbetar, vilket märks på laddningstiden och på hur sajten beter sig när många besöker den samtidigt. Snabbare laddningstider är inte en kosmetisk detalj: besökare som får vänta hoppar av, och Google väger in det i sin bedömning.
Med Managed WordPress har ni i stället anlitat en teknisk förvaltare. Precis som en förvaltare tar hand om fastighetens värmesystem, ventilation och löpande underhåll tar vi hand om uppdateringar av WordPress, teman och plugins innan de hinner bli säkerhetshål, en daglig backup som går att återställa på minuter, övervakning av att sajten faktiskt är uppe och optimering och arbete för att optimera sidans laddning för besökarna. Ni betalar alltså inte bara för lokalen, utan för kompetensen och tiden att ha någon som sköter det tekniska åt er.
Därför räcker inte automatiken
Många webbhotell erbjuder något som kallas managed och som i praktiken är automatiska uppdateringar. Det låter betryggande, men automatik utan tillsyn har en blind fläck: om en uppdatering får sidan att sluta fungera upptäcker ett script det sällan förrän skadan redan är skedd. Någon behöver titta efteråt och kontrollera att sajten fortfarande gör det den ska.
Skillnaden går att sammanfatta som reaktiv mot proaktiv. Automatiken är reaktiv: uppdateringen körs, och sedan får det bära eller brista. Ett proaktivt underhåll innebär att någon håller uppsikt över resultatet, ser när ett tillägg börjar bete sig konstigt och åtgärdar innan det blir ett fel som besökarna märker.
Det finns också en skillnad i vad som ingår. Hos oss ingår riktiga licenser för de premium-plugins er sajt behöver, som en del av tjänsten. Utan det upplägget är licenserna en kostnad som föreningen betalar separat, år efter år, och som lätt glöms bort tills något slutar fungera för att licensen har gått ut.
Så vet ni om föreningen behöver det
Det finns några tecken som brukar återkomma. Om ni upplever återkommande fel, får säkerhetsvarningar ni inte vet vad ni ska göra med, tycker att sidan har blivit långsam eller märker att ingen i styrelsen egentligen har tid, så är det ett tecken. Ett annat, mer vardagligt, är att publiceringen ofta blir försenad: kallelsen skulle upp i förra veckan men någon behövde hjälp av någon annan som inte hann.
Det tydligaste tecknet är dock organisatoriskt snarare än tekniskt. Om kunskapen om hemsidan sitter hos en enda person, och den personen sitter i styrelsen, så hänger säkerheten och kontinuiteten på en person, och det beroendet upphör vid nästa årsmöte. Vi har skrivit mer om hur ni hanterar det i artikeln om hur ni behåller kontrollen när människor byts ut.
Vad kostar Managed WordPress?
Hos oss kostar Managed WordPress 350 kronor i månaden, samma pris för alla föreningar. I grundtjänsten ingår löpande uppdateringar, daglig backup, övervakning av att sajten är uppe, hastighetsoptimering, och supporten svarar oftast samma arbetsdag, alltid inom 24 timmar. Extratjänster som utökad säkerhetsövervakning, hantering av cookies och personuppgifter, webbredaktion och SEO läggs till när behovet finns, så att ni inte betalar för något ni inte använder. Priserna anges exklusive moms och det finns ingen bindningstid.
Det viktiga när ni jämför är inte priset i sig utan vad som faktiskt ingår. Fråga vem som svarar när något händer, hur snabbt ni får svar och vad som händer om sajten går ner en fredagskväll. En mer utförlig genomgång av vad olika upplägg kostar finns i artikeln om vad WordPress-support kostar i Sverige.
Är Managed WordPress säkert?
De flesta säkerhetsproblem med WordPress uppstår inte för att plattformen är osäker, utan för att uppdateringar inte görs i tid, för att svaga lösenord används eller för att ingen märker att något är fel förrän det gått en tid. Föråldrade tillägg är den vanligaste vägen in.
Med löpande underhåll installeras uppdateringar när de släpps och det finns alltid en färsk säkerhetskopia att gå tillbaka till. För föreningar som vill gå längre finns kontinuerlig säkerhetsövervakning dygnet runt och skanning av skadlig kod som ett tillägg, där en tjänst övervakar sajten och slår larm vid intrångsförsök. Skulle en incident ändå inträffa och personuppgifter kan ha berörts kan en anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten bli aktuell inom 72 timmar, och då har det stor betydelse hur snabbt någon kan gå in och ta reda på vad som faktiskt hänt.
Hur går en flytt till?
Enklare än många tror. Kör hemsidan redan på WordPress är övergången i de flesta fall odramatisk: vi går igenom den befintliga sajten, noterar vad som behöver åtgärdas och presenterar ett upplägg. Själva flytten sköter vi, så att innehåll, mejladresser och funktioner följer med utan att något tappas på vägen.
Ni behöver inte veta exakt vad som behöver göras. Det är vår uppgift att ta reda på det och föreslå en väg framåt som styrelsen kan fatta beslut om.
Vill ni veta vad det skulle innebära för er hemsida?
Beskriv kort hur er webbplats ser ut i dag, så tittar vi på den och återkommer med ett konkret förslag på nästa steg. Ni får det skriftligt, så att ni kan ta med er underlaget till nästa styrelsemöte. Ställ en fråga eller mejla oss, så hörs vi.
