Ni sitter inte ensamma med ansvaret
I nästan varje svensk förening finns samma mönster: någon byggde hemsidan för några år sedan, kanske en styrelsemedlem med visst tekniskt intresse, och sedan dess har ingen riktigt ägt frågan. Uppdateringar skjuts upp. Ingen vet var inloggningsuppgifterna finns. Och när något väl går fel, en vit sida, ett felmeddelande eller ett tillägg som slutar fungera, uppstår panik mitt i en redan pressad styrelsevardag.
Det är precis det läget professionell WordPress-support är till för att lösa. En WordPress-hemsida är inte svår att äga, men den behöver någon som håller i den. Inte genom att ta över er förening, utan genom att vara den tekniska kontinuitet som annars saknas när ansvaret ligger på frivilliga som byts ut vartannat år.
Vad ingår i WordPress-support för en förening?
Ordet support betyder olika saker hos olika aktörer, så här är vad det konkret innebär hos oss.
Löpande uppdateringar och underhåll
WordPress-kärnan, temat och alla plugins behöver uppdateras regelbundet. Inte bara för nya funktioner, utan för att varje uppdatering ofta täpper till kända säkerhetshål. Vi håller koll på det åt er, testar i en kopia av er WordPress-installation att inget går sönder innan vi uppdaterar skarpt, och håller sajten på versioner som fungerar tillsammans med era teman och tillägg.
Säkerhet och säkerhetskopiering
Vi tar dagliga säkerhetskopior som lagras separat från webbhotellet, så att en trasig uppdatering, ett intrång eller ett tekniskt fel hos webbhotellet aldrig innebär att allt är borta. Finns en färsk säkerhetskopia tar en återställning minuter i stället för dagar. Kontinuerlig övervakning och skanning efter skadlig kod finns som tillägg för de föreningar som vill ha det.
Akut hjälp när något krånglar
Ibland händer det ändå. Sajten laddar inte, ett kontaktformulär slutar fungera, designen ser plötsligt trasig ut. Då finns vi tillgängliga via telefon och fjärrstyrning, så att vi kan gå in och göra felsökning direkt i stället för att ni ska vänta dagar på svar i en supportkö. Det spelar ingen roll vilken sidbyggare sajten är byggd med. Vi hjälper alla typer av WordPress-webbplatser, oavsett om det är Elementor eller något annat.
Webbredaktion, för den som hellre mejlar än loggar in
Många föreningar vill inte lära sig ett publiceringsverktyg. De vill bara att kallelsen till årsmötet ska ligga uppe i tid. Därför erbjuder vi webbredaktion som en egen tjänst för de föreningar som önskar det, till ett fast månadspris. Den ingår inte i den tekniska driften. Vi publicerar till exempel: kallelser till årsmöten och styrelsemöten, information till medlemmar, webbtidningar och publikationer, och de PDF:er som ska gå att ladda ner.
Riksförening för företagssköterskor är ett exempel. I dag mejlar de helt enkelt det som ska publiceras, och det ligger på hemsidan snabbt och korrekt. Som en av våra kunder uttryckte det: ”Det är så smidigt – vi mejlar det som ska upp, och så fixar Maya och Anders det. Ofta ligger det på plats redan samma dag.”
Byrå, frilansare eller supportpartner?
Det finns i praktiken fyra vägar för en förening som behöver hjälp med sin webbplats, och de passar olika bra.
En webbyrå bygger gärna nytt och gör det bra, men är sällan intresserad av småsaker mellan projekten. Byråer och frilansare fungerar när ni har ett avgränsat uppdrag, men en frilansare kan byta inriktning, bli upptagen eller sluta svara, och då står föreningen där igen. Att lägga uppdraget på en volontär i styrelsen är billigast på pappret, men kostnaden är kontinuiteten: kunskapen om hemsidan försvinner vid nästa årsmöte. En dedikerad supportpartner är det fjärde alternativet, och det som är byggt just för att ansvaret ska överleva ett styrelsebyte.
Därför har föreningar andra behov än företag
En vanlig webbyrå är ofta byggd för företagskunder med en fast webbansvarig och en marknadsbudget. Föreningslivet ser annorlunda ut: styrelsen väljs om varje år, ingen har uppdraget som sin huvudsakliga arbetsuppgift, och budgeten ska räcka till mycket annat än teknik. Många föreningar upptäcker det först när något tekniskt går fel.
Det ställer andra krav på den som ska hjälpa er. Kontinuitet blir viktigare än snabba engångsprojekt. Vi har skrivit separat om hur ni behåller kontrollen över hemsidan när människor i styrelsen byts ut, eftersom det är en av de vanligaste anledningarna till att föreningshemsidor tappas bort helt. Att dokumentera, äga sina egna inloggningsuppgifter och ha en fast kontaktpunkt oavsett vem som sitter i styrelsen just nu är själva kärnan i vad vi erbjuder.
För bostadsrättsföreningar finns några särskilda behov, som protokoll, stadgar och felanmälan. Dem går vi igenom i guiden till hemsida för bostadsrättsförening.
Om er nuvarande leverantör inte svarar längre
Det är vanligare än man tror, och det är inget hinder. Vi tar då över ansvaret, säkrar åtkomsterna, dokumenterar inloggningarna och får sajten i ordning igen. Ni behöver inte ha all teknisk information framme innan ni hör av er. Ofta räcker det att vi vet var domänen ligger, så tar vi reda på resten.
Så jobbar vi med er
Vi är en svensk supportpartner, och det märks både i språket och i att vi förstår de regler som gäller för er, inklusive GDPR och hur personuppgifter från medlemsregister och kontaktformulär bör hanteras. Hos oss är det Anders som ansvarar för teknik och support och Maya som arbetar med hemsida och innehåll. Det är samma två personer varje gång, inte en ny tekniker vid varje ärende. Hos oss talar ni med riktiga människor som redan känner er WordPress-sajt.
Supporten är bemannad under kontorstid, men övervakningen av era webbplatser pågår dygnet runt. Det betyder att ett driftstopp på en söndag oftast är upptäckt och åtgärdat innan någon i styrelsen ens hunnit märka det.
Vad kostar det?
Löpande drift och support kostar 350 kronor i månaden, samma pris för alla föreningar. Vill ni ha hjälp utöver den tekniska driften, till exempel lära er göra en ändring eller bolla en idé, kan ni boka ett klippkort, så sitter vi tillsammans. Det finns för er som har Trygg drift: ni köper ett antal klipp på 30 minuter och använder dem i den takt föreningen faktiskt behöver, utan att betala för overksamhet under lugna perioder. Styrelsen kan alltså fatta ett beslut om ett belopp en gång, i stället för att godkänna varje faktura. Att bygga nytt, till exempel en ny funktion, offererar vi separat.
Vad som är rimligt för just er beror på sajtens storlek och hur eftersatt den är. Vi har skrivit mer om vad WordPress-support kostar i Sverige, och om ni vill läsa om själva driftsupplägget finns en genomgång av vad Managed WordPress innebär för en förening.
Kom igång
Ni behöver inte ha alla svar innan ni hör av er. Det räcker att veta att ni vill sluta oroa er för hemsidan. Ställ en fråga, så tittar vi tillsammans på var er förening står i dag och vad som är ett rimligt nästa steg. Ni får det skriftligt, så att ni kan ta med er underlaget till nästa styrelsemöte.
